Schnittstelle für die Mailadministratoren


Die Schnittstelle ist zu erreichen unter https://webapp.rwth-ad.de/mailadm.

Die Login-Daten bestehen aus der User-ID (in Form von "ab123456") und dem Passwort des CAMPUS-Office/Webdienste Accounts.   

Ernennung von neuen Mailadmins


In dem Fall, dass ein neuer Mailadmin eingetragen werden soll, muss das IT ServiceDesk entweder vom bereits eingetragenen Admin oder dem Leiter / der Leiterin des Instituts eine Anfrage erhalten. In dieser Anfrage müssen folgende Informationen enthalten sein:

  • Name des neuen Admins
  • User-ID
  • E-Mailadresse auf dieser Domain

Konfiguration eines Postfachs mit einer Autobenachrichtigungsmail und gleichzeitiger Weiterleitungsmailadresse (Auto-Reply einer Funktionsadresse)


Konfigurieren Sie die Autobenachrichtigungsmail im OWA/Outlook. Anschließend wird eine Regel für den Posteingang konfiguriert, dass ankommende Nachrichten an eine externe Mailadresse umgeleitet werden. Danach muss die konfigurierte Weiterleitung aus dem Mailadm entfernt werden.

Menüpunkte des Mailadm:


1. Allgemein

Folgende Punkte können im Reiter "Allgemein" ausgewählt werden:

  • Domänenauswahl
  • Quota-Übersicht
  • Domänenadmins

1.1 Domänenauswahl

Als erstes muss nach dem erfolgreichen Login die gewünschte Maildomäne ausgewählt und durch klicken auf "Submit" bestätigt werden.

Im schwarzen Balken oben rechts wird angezeigt in welcher Domäne man sich momentan bewegt.

Dies ist vor allem wichtig, wenn mehrere Maildomänen von einem Admin verwaltet werden.

1.2 Quota-Übersicht

Im Menüpunkt "Quota-Übersicht" werden alle Quotatöpfe einer Domäne angezeigt. In diesem Beispiel Mustereinrichtung I und mustereinrichtung2.

Ein Grund für mehrere Quotatöpfe ist, wenn ein Quotatopf von einem Institut zu einem späteren Zeitpunkt dazugekauft wurde.

Die Übersicht zeigt die gesamte Speicherkapazität sowie den zugewiesenen und freien Speicher eines Quotatopfes.

1.3 Domänenadmins

Im Menüpunkt "Domänenadmins" werden alle Administratoren und/oder Gruppen mit Verwaltungsberechtigung der ausgewählten Domäne angezeigt.

2. Mailaccounts

Folgende Punkte können im Reiter "Mailaccounts" ausgewählt werden:

  • Mailaccounts
  • Mailaccount erstellen
  • Einladungen
  • Deaktivierte Accounts
  • Export

2.1 Mailaccounts

Im Menüpunkt "Mailaccounts" werden alle aktiven Mailaccounts angezeigt, die der ausgewählten Domäne (z.B. Mustereinrichtung.rwth-aachen.de) angehören.

Im Suchfeld kann nach aktiven Mailaccounts gesucht werden und in der Spalte "Aktionen" wird die Möglichkeit geboten diese zu editieren oder zu löschen.

Icon

Gelöschte Accounts können im Menüpunkt "Deaktivierte Accounts" wiederhergestellt werden.

2.2 Mailaccounts bearbeiten

Folgende Informationen und Konfigurationen können abhängig vom jeweiligen Mailboxtyp editiert werden:

 Persönliches Postfach

Folgende Felder können bearbeitet / eingesehen werden:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail / Absendeadresse
  • Alias
  • Umleitungsoption
  • Umleitungsadresse
  • Quotapool
  • Speicherplatz
  • Belegter Speicher

 Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten:

Alias:

Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf ein vorhandenes Nutzerkonto verweist.

Beispiel:

Angenommen, der Nutzer "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" möchte auch die E-Mails empfangen, die an "m.musterfrau@rwth-aachen.de" gesendet werden.

Wenn man nun "m.musterfrau@rwth-aachen.de" als E-Mail-Alias für "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" erstellt, werden die E-Mails beider Konten dem selben Posteingang zugestellt.

Für eine bestehende E-Mail-Adresse können beliebig viele Aliasse eingerichtet werden.

Die Erstellung eines domainfremden Alias ist nicht möglich!

Icon

Beispieladresse: name1@institut.rwth-aachen.de

  • Gültiger Alias:
    • name2@institut.rwth-aachen.de
  • Ungültiger Alias:
    • name1@institut2.rwth-aachen.de
    • name1@name.de

 

Umleitungsoption:

  • Der Punkt Nur Lokal bedeutet keine Umleitung (Weiterleitung).
  • Der Punkt Nur Umleitung ist die normale Umleitung auf eine andere Mailadresse, sodass die E-Mails im ursprünglichen Postfach nicht mehr vorliegen.
  • Der Punkt Beides bedeutet, dass die E-Mails sowohl an eine andere Mailadresse umgeleitet werden, als auch im ursprünglichen Postfach weiterhin bestehen bleiben.

Umleitungsadresse:

In diesem Feld kann eine E-Mail-Adresse angegeben werden, an die E-Mails umgeleitet werden sollen.

Quotapool:

Durch klicken auf den Pfeil am rechten Ende kann in einem Drop-Down Menü ausgewählt werden, in welchem Quotatopf (Quotapool) die Daten des Mailaccounts gespeichert werden sollen.

Speicherplatz:

Hier wird der für den Mailaccount zur Verfügung stehende Speicherplatz festgelegt. Er kann sich aus verschiedenen Quotapools zusammensetzen.

Belegter Speicher:

Hier wird der bereits belegte Speicherplatz angezeigt.

 Funktionales Postfach

Bitte beachten Sie:

Icon
  • Für den Vollzugriff auf ein funktionales Postfach müssen zusätzlich zum Angeben der E-Mail-Adresse noch Stellvertreterrechte vergeben werden!
    Unter Stellvertreterrechte in Outlook 2013/2016 vergeben erfahren Sie, wie Stellvertreterrechte vergeben werden können.

Folgende Felder können bearbeitet / eingesehen werden:

  • Anzeigename
  • E-Mail / Absendeadresse
  • Alias
  • Umleitungsoption
  • Umleitungsadresse
  • Quotapool
  • Speicherplatz
  • Belegter Speicher
  • Senden als für
  • Vollzugriff

 Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten:

Alias:

Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf ein vorhandenes Nutzerkonto verweist.

Beispiel:

Angenommen, der Nutzer "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" möchte auch die E-Mails empfangen, die an "m.musterfrau@rwth-aachen.de" gesendet werden.

Wenn man nun "m.musterfrau@rwth-aachen.de" als E-Mail-Alias für "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" erstellt, werden die E-Mails beider Konten dem selben Posteingang zugestellt.

Für eine bestehende E-Mail-Adresse können beliebig viele Aliasse eingerichtet werden.

Die Erstellung eines domainfremden Alias ist nicht möglich!

Icon

Beispieladresse: name1@institut.rwth-aachen.de

  • Gültiger Alias:
    • name2@institut.rwth-aachen.de
  • Ungültiger Alias:
    • name1@institut2.rwth-aachen.de
    • name1@name.de

 

Umleitungsoption:

  • Der Punkt Nur Lokal bedeutet keine Umleitung (Weiterleitung).
  • Der Punkt Nur Umleitung ist die normale Umleitung auf eine andere Mailadresse, sodass die E-Mails im ursprünglichen Postfach nicht mehr vorliegen.
  • Der Punkt Beides bedeutet, dass die E-Mails sowohl an eine andere Mailadresse umgeleitet werden, als auch im ursprünglichen Postfach weiterhin bestehen bleiben.

Umleitungsadresse:

In diesem Feld kann eine E-Mail-Adresse angegeben werden, an die E-Mails umgeleitet werden sollen.

Quotapool:

Durch klicken auf den Pfeil am rechten Ende kann in einem Drop-Down Menü ausgewählt werden, in welchem Quotatopf (Quotapool) die Daten des Mailaccounts gespeichert werden sollen.

Speicherplatz:

Hier wird der für das Postfach zur Verfügung stehende Speicherplatz festgelegt. Er kann sich aus verschiedenen Quotapools zusammensetzen.

Belegter Speicher:

Hier wird der bereits belegte Speicherplatz angezeigt.

Senden als für:

In diesem Feld kann ein anderer Mailaccount eingetragen werden, der im Namen dieses funktionalen Postfaches E-Mails verschicken darf.

Beispiel: Wenn "Mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" eingetragen wird, kann "Mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" E-Mails als "Sekretariat@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" verschicken.

Vollzugriff:

Über dieses Feld kann einem anderen Mailaccount Vollzugriff auf diesen Mailaccount gewährt werden.

 Raum

Bitte beachten Sie:

Icon
  • Für Räume können keine Stellvertreterrechte vergeben werden!
  • An Räumen ist keine Anmeldung (z.B.: OWA) möglich! Diese können nur als zusätzliches Postfach im E-Mail-Client eingebunden werden.

Folgende Felder können bearbeitet / eingesehen werden:

  • Anzeigename
  • E-Mail / Absendeadresse
  • Alias
  • Umleitungsoption
  • Umleitungsadresse
  • Quotapool
  • Speicherplatz
  • Belegter Speicher
  • Senden als für
  • Vollzugriff

 

 Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten:

Alias:

Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf ein vorhandenes Nutzerkonto verweist.

Beispiel:

Angenommen, der Nutzer "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" möchte auch die E-Mails empfangen, die an "m.musterfrau@rwth-aachen.de" gesendet werden.

Wenn man nun "m.musterfrau@rwth-aachen.de" als E-Mail-Alias für "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" erstellt, werden die E-Mails beider Konten dem selben Posteingang zugestellt.

Für eine bestehende E-Mail-Adresse können beliebig viele Aliasse eingerichtet werden.

Die Erstellung eines domainfremden Alias ist nicht möglich!

Icon

Beispieladresse: name1@institut.rwth-aachen.de

  • Gültiger Alias:
    • name2@institut.rwth-aachen.de
  • Ungültiger Alias:
    • name1@institut2.rwth-aachen.de
    • name1@name.de

 

Umleitungsoption:

  • Der Punkt Nur Lokal bedeutet keine Umleitung (Weiterleitung).
  • Der Punkt Nur Umleitung ist die normale Umleitung auf eine andere Mailadresse, sodass die E-Mails im ursprünglichen Postfach nicht mehr vorliegen.
  • Der Punkt Beides bedeutet, dass die E-Mails sowohl an eine andere Mailadresse umgeleitet werden, als auch im ursprünglichen Postfach weiterhin bestehen bleiben.

Umleitungsadresse:

In diesem Feld kann eine E-Mail-Adresse angegeben werden, an die E-Mails umgeleitet werden sollen.

Quotapool:

Durch klicken auf den Pfeil am rechten Ende kann in einem Drop-Down Menü ausgewählt werden, in welchem Quotatopf (Quotapool) die Daten des Mailaccounts gespeichert werden sollen.

Speicherplatz:

Hier wird der für den Mailaccount zur Verfügung stehende Speicherplatz festgelegt. Er kann sich aus verschiedenen Quotapools zusammensetzen.

Belegter Speicher:

Hier wird der bereits belegte Speicherplatz angezeigt.

Senden als für:

In diesem Feld kann ein anderer Mailaccount eingetragen werden, der im Namen dieses Mailaccounts E-Mails verschicken darf.

Beispiel: Wenn "Mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" eingetragen wird, kann "Mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" E-Mails als "001@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" verschicken.

Vollzugriff:

Über dieses Feld kann einem anderen Mailaccount Vollzugriff auf diesen Mailaccount gewährt werden.

 Equipment

Bitte beachten Sie:

Icon
  • Für Equipment können keine Stellvertreterrechte vergeben werden!
  • An Equipment ist keine Anmeldung (z.B.: OWA) möglich! Diese können nur als zusätzliches Postfach im E-Mail-Client eingebunden werden.

Folgende Felder können bearbeitet / eingesehen werden:

  • Anzeigename
  • E-Mail / Absendeadresse
  • Alias
  • Umleitungsoption
  • Umleitungsadresse
  • Quotapool
  • Speicherplatz
  • Belegter Speicher
  • Senden als für
  • Vollzugriff

 

 Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten:

Alias:

Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf ein vorhandenes Nutzerkonto verweist.

Beispiel:

Angenommen, der Nutzer "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" möchte auch die E-Mails empfangen, die an "m.musterfrau@rwth-aachen.de" gesendet werden.

Wenn man nun "m.musterfrau@rwth-aachen.de" als E-Mail-Alias für "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" erstellt, werden die E-Mails beider Konten dem selben Posteingang zugestellt.

Für eine bestehende E-Mail-Adresse können beliebig viele Aliasse eingerichtet werden.

Die Erstellung eines domainfremden Alias ist nicht möglich!

Icon

Beispieladresse: name1@institut.rwth-aachen.de

  • Gültiger Alias:
    • name2@institut.rwth-aachen.de
  • Ungültiger Alias:
    • name1@institut2.rwth-aachen.de
    • name1@name.de

 

Umleitungsoption:

  • Der Punkt Nur Lokal bedeutet keine Umleitung (Weiterleitung).
  • Der Punkt Nur Umleitung ist die normale Umleitung auf eine andere Mailadresse, sodass die E-Mails im ursprünglichen Postfach nicht mehr vorliegen.
  • Der Punkt Beides bedeutet, dass die E-Mails sowohl an eine andere Mailadresse umgeleitet werden, als auch im ursprünglichen Postfach weiterhin bestehen bleiben.

Umleitungsadresse:

In diesem Feld kann eine E-Mail-Adresse angegeben werden, an die E-Mails umgeleitet werden sollen.

Quotapool:

Durch klicken auf den Pfeil am rechten Ende kann in einem Drop-Down Menü ausgewählt werden, in welchem Quotatopf (Quotapool) die Daten des Mailaccounts gespeichert werden sollen.

Speicherplatz:

Hier wird der für der Mailaccount zur Verfügung stehende Speicherplatz festgelegt. Er kann sich aus verschiedenen Quotapools zusammensetzen.

Belegter Speicher:

Hier wird der bereits belegte Speicherplatz angezeigt.

Senden als für:

In diesem Feld kann ein anderer Mailaccount eingetragen werden, der im Namen dieses Mailaccounts E-Mails verschicken darf.

Beispiel: Wenn "Mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" eingetragen wird, kann "Mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" E-Mails als "Beamer1@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" verschicken.

Vollzugriff:

Über dieses Feld kann einem anderen Mailaccount Vollzugriff auf diesen Mailaccount gewährt werden.

2.2 Mailaccount erstellen

Im Menüpunkt "Mailaccount erstellen" können neue Mailaccounts erstellt werden.

Als erstes wird hierfür der Mailaccount-Typ ausgewählt.

 Persönliches Postfach

Ein persönliches Postfach ist vorgesehen für die Nutzung einer natürlichen Person.

Folgende Punkte müssen beim Erstellen von persönlichen Postfächern ausgefüllt werden:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail / Absendeadresse
  • Alias (optional)
  • Umleitungsoption
  • Umleitungsadresse (optional)
  • Quotapool
  • Speicherplatz

 Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten

Alias:

Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf ein vorhandenes Postfach verweist.

Beispiel:

Angenommen, der Nutzer "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" möchte auch die E-Mails empfangen, die an "m.musterfrau@rwth-aachen.de" gesendet werden.

Wenn man nun "m.musterfrau@rwth-aachen.de" als E-Mail-Alias für "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" erstellt, werden die E-Mails beider Konten dem selben Posteingang zugestellt.

Für eine bestehende E-Mail-Adresse können beliebig viele Aliasse eingerichtet werden.

Die Erstellung eines domainfremden Alias ist nicht möglich!

Icon

Beispieladresse: name1@institut.rwth-aachen.de

  • Gültiger Alias:
    • name2@institut.rwth-aachen.de
  • Ungültiger Alias:
    • name1@institut2.rwth-aachen.de
    • name1@name.de

 

Umleitungsoption:

  • Der Punkt Nur Lokal bedeutet keine Umleitung (Weiterleitung).
  • Der Punkt Nur Umleitung ist die normale Umleitung auf eine andere Mailadresse, sodass die E-Mails im ursprünglichen Postfach nicht mehr vorliegen.
  • Der Punkt Beides bedeutet, dass die E-Mails sowohl an eine andere Mailadresse umgeleitet werden, als auch im ursprünglichen Postfach weiterhin bestehen bleiben.

Umleitungsadresse:

In diesem Feld kann eine E-Mail-Adresse angegeben werden, an die E-Mails umgeleitet werden sollen.

Quotapool:

Durch klicken auf den Pfeil am rechten Ende kann in einem Drop-Down Menü ausgewählt werden, in welchem Quotatopf (Quotapool) die Daten des Mailaccounts gespeichert werden sollen.

Speicherplatz:

Hier wird der für den Mailaccount zur Verfügung stehende Speicherplatz festgelegt.

 

Nach Eingabe der nötigen Informationen, besteht die Möglichkeit das persönliche Postfach mit einer bereits existierenden Benutzerkennung (User-ID) aus dem Identity Management zu verknüpfen.

Icon

Die Bestätigungsmail zur Erstellung des neuen persönlichen Postfaches wird bei sofortiger Verknüpfung mit dem Identity Management an die Kontakt-E-Mail-Adresse der User-ID geschickt.

Wird das neue Postfach nicht direkt mit einer User-ID verknüpft, muss dies im Nachgang von der Person, die das persönliche Postfach nutzen wird, selbst vorgenommen werden.

Dazu wird der im letzten Schritt generierte Coupon-Code hier aktiviert. Der Nutzer gibt im diesem Prozess ebenfalls seine User-ID an.

 Funktionales Postfach

Anders als persönliche Postfächer sind funktionale Postfächer nicht für den persönlichen Gebrauch vorgesehen, sondern Sie dienen immer einem dienstlichen Zweck.

Ein Beispiel für ein funktionales Postfach könnte Sekretariat@mustereinrichtung.rwth-aachen.de sein. Die Funktion dieses Postfaches wäre die Verwaltung der Dienste des Sekretariates zu unterstützen.

Bitte beachten Sie:

Icon
  • Ein funktionales Postfach ist nicht gleichzusetzen mit einer Verteilergruppe.
  • Für den Vollzugriff auf ein funktionales Postfach müssen zusätzlich zum Angeben der E-Mail-Adresse noch Stellvertreterrechte vergeben werden!
    Unter Stellvertreterrechte in Outlook 2013/2016 vergeben erfahren Sie, wie Stellvertreterrechte vergeben werden können.

Folgende Punkte müssen beim Erstellen von funktionalen Postfächern ausgefüllt werden:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail / Absendeadresse
  • Alias (optional)
  • Umleitungsoption
  • Umleitungsadresse (optional)
  • Quotapool
  • Speicherplatz
  • Vollzugriff (optional)

 Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten

Alias:

Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf ein vorhandenes Postfach verweist.

Beispiel:

Angenommen, der Nutzer "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" möchte auch die E-Mails empfangen, die an "m.musterfrau@rwth-aachen.de" gesendet werden.

Wenn man nun "m.musterfrau@rwth-aachen.de" als E-Mail-Alias für "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" erstellt, werden die E-Mails beider Konten dem selben Posteingang zugestellt.

Für eine bestehende E-Mail-Adresse können beliebig viele Aliasse eingerichtet werden.

Die Erstellung eines domainfremden Alias ist nicht möglich!

Icon

Beispieladresse: name1@institut.rwth-aachen.de

  • Gültiger Alias:
    • name2@institut.rwth-aachen.de
  • Ungültiger Alias:
    • name1@institut2.rwth-aachen.de
    • name1@name.de

 

Umleitungsoption:

  • Der Punkt Nur Lokal bedeutet keine Umleitung (Weiterleitung).
  • Der Punkt Nur Umleitung ist die normale Umleitung auf eine andere Mailadresse, sodass die E-Mails im ursprünglichen Postfach nicht mehr vorliegen.
  • Der Punkt Beides bedeutet, dass die E-Mails sowohl an eine andere Mailadresse umgeleitet werden, als auch im ursprünglichen Postfach weiterhin bestehen bleiben.

Umleitungsadresse:

In diesem Feld kann eine E-Mail-Adresse angegeben werden, an die E-Mails umgeleitet werden sollen.

Quotapool:

Durch klicken auf den Pfeil am rechten Ende kann in einem Drop-Down Menü ausgewählt werden, in welchem Quotatopf (Quotapool) die Daten des Mailaccounts gespeichert werden sollen.

Speicherplatz:

Hier wird der für den Mailaccount zur Verfügung stehende Speicherplatz festgelegt.

Vollzugriff:

Über dieses Feld kann einem anderen Mailaccount Vollzugriff auf diesen Mailaccount gewährt werden.

 

Nach Eingabe der nötigen Informationen, besteht die Möglichkeit das funktionale Postfach mit einer bereits existierenden Benutzerkennung (User-ID) aus dem Identity Management zu verknüpfen.

Icon

Die Bestätigungsmail zur Erstellung des neuen funktionalen Postfaches wird bei sofortiger Verknüpfung mit dem Identity Management an die Kontakt-E-Mail-Adresse der User-ID geschickt.

 

Wird das neue Postfach nicht direkt mit einer User-ID verknüpft, muss dies im Nachgang von der Person, die an das funktionale Postfach gekoppelt werden soll, selbst vorgenommen werden.

Dazu wird der im letzten Schritt generierte Coupon-Code  hier aktiviert. Der Nutzer gibt im diesem Prozess ebenfalls seine User-ID an.

 Raum

Das Erstellen eines Mailaccounts für Räume ist sinnvoll, um beispielsweise Outlook-Termine im Kalender für einen entsprechenden Raum zu buchen.

Bitte beachten Sie:

Icon
  • Für Räume können keine Stellvertreterrechte vergeben werden!
  • An Räumen ist keine Anmeldung (z.B.: OWA) möglich! Diese können nur als zusätzliches Postfach im E-Mail-Client eingebunden werden.

Folgende Punkte müssen beim Erstellen von Räumen ausgefüllt werden:

  • Anzeigename
  • E-Mail / Absendeadresse
  • Alias (optional)
  • Umleitungsoption
  • Umleitungsadresse (optional)
  • Quotapool
  • Speicherplatz
  • Vollzugriff (optional)

 Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten

Alias:

Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf ein vorhandenes Postfach verweist.

Beispiel:

Angenommen, der Nutzer "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" möchte auch die E-Mails empfangen, die an "m.musterfrau@rwth-aachen.de" gesendet werden.

Wenn man nun "m.musterfrau@rwth-aachen.de" als E-Mail-Alias für "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" erstellt, werden die E-Mails beider Konten dem selben Posteingang zugestellt.

Für eine bestehende E-Mail-Adresse können beliebig viele Aliasse eingerichtet werden.

Die Erstellung eines domainfremden Alias ist nicht möglich!

Icon

Beispieladresse: name1@institut.rwth-aachen.de

  • Gültiger Alias:
    • name2@institut.rwth-aachen.de
  • Ungültiger Alias:
    • name1@institut2.rwth-aachen.de
    • name1@name.de

 

Umleitungsoption:

  • Der Punkt Nur Lokal bedeutet keine Umleitung (Weiterleitung).
  • Der Punkt Nur Umleitung ist die normale Umleitung auf eine andere Mailadresse, sodass die E-Mails im ursprünglichen Postfach nicht mehr vorliegen.
  • Der Punkt Beides bedeutet, dass die E-Mails sowohl an eine andere Mailadresse umgeleitet werden, als auch im ursprünglichen Postfach weiterhin bestehen bleiben.

Umleitungsadresse:

In diesem Feld kann eine E-Mail-Adresse angegeben werden, an die E-Mails umgeleitet werden sollen.

Quotapool:

Durch klicken auf den Pfeil am rechten Ende kann in einem Drop-Down Menü ausgewählt werden, in welchem Quotatopf (Quotapool) die Daten des Mailaccounts gespeichert werden sollen.

Speicherplatz:

Hier wird der für den Mailaccount zur Verfügung stehende Speicherplatz festgelegt.

Vollzugriff:

Über dieses Feld kann einem anderem Mailaccount Vollzugriff auf diesen Mailaccount gewährt werden.


Nach Eingabe der nötigen Informationen, besteht die Möglichkeit den Mailaccount mit einer bereits existierenden Benutzerkennung (User-ID) aus dem Identity Management zu verknüpfen.

Icon

Die Bestätigungsmail zur Erstellung des neuen Mailaccounts wird bei sofortiger Verknüpfung mit dem Identity Management an die Kontakt-E-Mail-Adresse der User-ID geschickt.

Wird der Mailaccount nicht direkt mit einer User-ID verknüpft, muss dies im Nachgang von der Person, die an den Mailaccount gekoppelt werden soll, selbst vorgenommen werden.

Dazu wird der im letzten Schritt generierte Coupon-Code hier aktiviert. Der Nutzer gibt im diesem Prozess ebenfalls seine User-ID an.

Nachdem der neue Raum erstellt wurde, ist es für die Einbindung des Raumes noch wichtig, dass die Sichtbarkeit im Adressbuch gesetzt wird. Die Sichtbarkeit kann nur der Inhaber des Raumes ändern!

Der Inhaber loggt sich dazu im Selfservice ein, klickt in der Linken Spalte auf den Reiter "Accounts und Kennwörter" und schließlich auf den "RWTH Service" des Raumes.

Als nächstes wird ein Haken bei "Sichtbar in der globalen Adressliste" gesetzt und die Änderung noch gespeichert.

 Equipment

Wie bei Räumen, bietet es sich auch für ausleihbares Equipment an einen eigenen Mailaccount zu erstellen. Dadurch ist es möglich ein Equipment zu buchen und somit eine Übersicht über alle gebuchten Equipments zu erstellen.

Bitte beachten Sie:

Icon
  • Für Equipment können keine Stellvertreterrechte vergeben werden!
  • An Equipment ist keine Anmeldung (z.B.: OWA) möglich! Diese können nur als zusätzliches Postfach im E-Mail-Client eingebunden werden.

Folgende Punkte müssen beim Erstellen von Equipment ausgefüllt werden:

  • Anzeigename
  • E-Mail / Absendeadresse
  • Alias (optional)
  • Umleitungsoption
  • Umleitungsadresse (optional)
  • Quotapool
  • Speicherplatz
  • Vollzugriff (optional)

 Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten

Alias:

Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf ein vorhandenes Postfach verweist.

Beispiel:

Angenommen, der Nutzer "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" möchte auch die E-Mails empfangen, die an "m.musterfrau@rwth-aachen.de" gesendet werden.

Wenn man nun "m.musterfrau@rwth-aachen.de" als E-Mail-Alias für "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" erstellt, werden die E-Mails beider Konten dem selben Posteingang zugestellt.

Für eine bestehende E-Mail-Adresse können beliebig viele Aliasse eingerichtet werden.

Die Erstellung eines domainfremden Alias ist nicht möglich!

Icon

Beispieladresse: name1@institut.rwth-aachen.de

  • Gültiger Alias:
    • name2@institut.rwth-aachen.de
  • Ungültiger Alias:
    • name1@institut2.rwth-aachen.de
    • name1@name.de

 

Umleitungsoption:

  • Der Punkt Nur Lokal bedeutet keine Umleitung (Weiterleitung).
  • Der Punkt Nur Umleitung ist die normale Umleitung auf eine andere Mailadresse, sodass die E-Mails im ursprünglichen Postfach nicht mehr vorliegen.
  • Der Punkt Beides bedeutet, dass die E-Mails sowohl an eine andere Mailadresse umgeleitet werden, als auch im ursprünglichen Postfach weiterhin bestehen bleiben.

Umleitungsadresse:

In diesem Feld kann eine E-Mail-Adresse angegeben werden, an die E-Mails umgeleitet werden sollen.

Quotapool:

Durch klicken auf den Pfeil am rechten Ende kann in einem Drop-Down Menü ausgewählt werden, in welchem Quotatopf (Quotapool) die Daten des Mailaccounts gespeichert werden sollen.

Speicherplatz:

Hier wird der für den Mailaccount zur Verfügung stehende Speicherplatz festgelegt.

Vollzugriff:

Über dieses Feld kann einem anderem Mailaccount Vollzugriff auf diesen Mailaccount gewährt werden.


Nach Eingabe der nötigen Informationen, besteht die Möglichkeit den Mailaccount mit einer bereits existierenden Benutzerkennung (User-ID) aus dem Identity Management zu verknüpfen.

Icon

Die Bestätigungsmail zur Erstellung des neuen Mailaccounts wird bei sofortiger Verknüpfung mit dem Identity Management an die Kontakt-E-Mail-Adresse der User-ID geschickt.

Wird der Mailaccount nicht direkt mit einer User-ID verknüpft, muss dies im Nachgang von der Person, die an den Mailaccount gekoppelt werden soll, selbst vorgenommen werden.

Dazu wird der im letzten Schritt generierte Coupon-Code  hier aktiviert. Der Nutzer gibt im diesem Prozess ebenfalls seine User-ID an.

Nachdem das neue Equipment erstellt wurde, ist es für die Einbindung des Equipments noch wichtig, dass die Sichtbarkeit im Adressbuch gesetzt wird. Die Sichtbarkeit kann nur der Inhaber des Equipments ändern!

Der Inhaber loggt sich dazu im Selfservice ein, klickt in der Linken Spalte auf den Reiter "Accounts und Kennwörter" und schließlich auf den "RWTH Service" des Equipments.

Als nächstes wird ein Haken bei "Sichtbar in der globalen Adressliste" gesetzt und die Änderung noch gespeichert.


2.3 Einladungen

Im Menüpunkt "Einladungen" befindet sich eine Liste mit allen Coupon-Codes, die noch nicht eingelöst wurden.

Zusätzlich zu jedem Coupon-Code werden auch Informationen wie Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse, das Sendedatum der Einladung

sowie die zugewiesene Quota und der zugehörige Quotatopf (Quotapool) aufgeführt.

Über das Suchfeld kann nach offenen Einladungen gesucht und mit der Aktion "Löschen" können diese wieder gelöscht werden.

2.4 Deaktivierte Accounts

Im Menüpunkt "Deaktivierte Accounts" werden alle Accounts angezeigt die gelöscht beziehungsweise deaktiviert wurden.

Über das Suchfeld kann nach Deaktivierten Accounts gesucht und mit der Aktion "Wiederherstellen" können diese bei Bedarf wiederhergestellt werden.

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Deaktivierte Accounts können bis 180 Tage nach Löschdatum ohne Datenverluste wiederhergestellt werden. Nach den 180 Tagen ist eine Wiederherstellung nicht mehr möglich!

2.5 Export

Der Mailadm bietet die Möglichkeit eine CSV-Datei (nach ISO-8859-1) mit allen Mail-Accounts zu exportieren.

Die Datei enthält Informationen wie z.B. Nachname, Vorname, primäre E-Mail-Adresse, Mailboxtyp, ect.

3. Verteilergruppen

Im Reiter "Verteilergruppen" können bestehende Verteilergruppen der ausgewählten Domäne (z. B. Mustereinrichtung.rwth-aachen.de) angezeigt, bearbeitet, gelöscht sowie neue Verteilergruppen erstellt werden.

Eine Verteilergruppe ist ein einfaches Mittel zur Gruppen-Kommunikation und basiert auf Mehrfach-Adressierung einer E-Mail.

Verwaltet werden Verteilergruppen vom Besitzer der Gruppe (ggf. auch mehrere Besitzer) über die RWTH-Mail-App (OWA).

Icon

Weitere Informationen zur Verwaltung von Verteilergruppen finden Sie hier.

 

Folgende Punkte können im Reiter "Verteilergruppen" ausgewählt werden: 

  • Verteilergruppen
  • Verteilergruppe erstellen

3.1 Verteilergruppen

Im Menüpunkt "Verteilergruppen" werden alle Verteilergruppen angezeigt, die der ausgewählten Domäne (z. B. Mustereinrichtung.rwth-aachen.de) angehören.

In der Liste sind Informationen zur E-Mail-Adresse und dem dazugehörigen Anzeigenamen der jeweiligen Gruppe aufgeführt und, ob die Verteilergruppe im Adressbuch des Outlook-Clients und in der RWTH-Mail-App (OWA) zu finden ist.

Im Suchfeld kann nach bereits erstellten Verteilergruppen gesucht werden und in der Spalte "Aktionen" wird die Möglichkeit geboten diese zu editieren oder zu löschen.

3.2 Verteilergruppe bearbeiten

Folgende Informationen und Konfigurationen einer Verteilergruppe können editiert werden:

  • Anzeigename
  • E-Mail / Absendeadresse
  • Alias
  • Sichtbar im Adressbuch
  • Erster Besitzer
  • Weitere Besitzer

 Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten

Alias:

Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf ein vorhandenes Postfach verweist.

Beispiel:

Angenommen, der Nutzer "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" möchte auch die E-Mails empfangen, die an "m.musterfrau@rwth-aachen.de" gesendet werden.

Wenn man nun "m.musterfrau@rwth-aachen.de" als E-Mail-Alias für "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" erstellt, werden die E-Mails beider Konten dem selben Posteingang zugestellt.

Für eine bestehende E-Mail-Adresse können beliebig viele Aliasse eingerichtet werden.

Die Erstellung eines domainfremden Alias ist nicht möglich!

Icon

Beispieladresse: name1@institut.rwth-aachen.de

  • Gültiger Alias:
    • name2@institut.rwth-aachen.de
  • Ungültiger Alias:
    • name1@institut2.rwth-aachen.de
    • name1@name.de

Sichtbar im Adressbuch:

Mit dieser Option ist es Möglich die Verteilergruppe im Adressbuch des Outlook-Clients und in der RWTH-Mail-App (OWA) anzeigen zu lassen.

Erster Besitzer:

Als "Erster Besitzer" wird die Person ausgewählt, die die Verteilergruppe nach dem Erstellen primär verwaltet.

Weitere Besitzer:

Falls gewünscht, können zusätzlich zum "ersten Besitzer" noch weitere Besitzer angegeben werden.

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Als Besitzer können nur Mailaccounts derselben Maildomäne gewählt werden!

3.3 Verteilergruppe erstellen

Im Menüpunkt "Verteilergruppe erstellen" können neue Verteilergruppen erstellt werden.

Folgende Punkte müssen beim Erstellen einer Verteilergruppe ausgefüllt werden:

  • Anzeigename
  • E-Mail / Absendeadresse
  • Alias (optional)
  • Sichtbar im Adressbuch (optional)
  • Erster Besitzer
  • Weitere Besitzer (optional)

Mit einem Klick auf Speichern wird die Verteilergruppe direkt erstellt.

 Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten

Alias:

Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf ein vorhandenes Postfach verweist.

Beispiel:

Angenommen, der Nutzer "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" möchte auch die E-Mails empfangen, die an "m.musterfrau@rwth-aachen.de" gesendet werden.

Wenn man nun "m.musterfrau@rwth-aachen.de" als E-Mail-Alias für "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" erstellt, werden die E-Mails beider Konten dem selben Posteingang zugestellt.

Für eine bestehende E-Mail-Adresse können beliebig viele Aliasse eingerichtet werden.

Die Erstellung eines domainfremden Alias ist nicht möglich!

Icon

Beispieladresse: name1@institut.rwth-aachen.de

  • Gültiger Alias:
    • name2@institut.rwth-aachen.de
  • Ungültiger Alias:
    • name1@institut2.rwth-aachen.de
    • name1@name.de

Sichtbar im Adressbuch:

Mit dieser Option ist es Möglich die Verteilergruppe im Adressbuch des Outlook-Clients und in der RWTH-Mail-App (OWA) anzeigen zu lassen.

Erster Besitzer:

Als "Erster Besitzer" wird die Person ausgewählt, die die Verteilergruppe nach dem Erstellen primär verwaltet.

Weitere Besitzer:

Falls gewünscht, können zusätzlich zum "ersten Besitzer" noch weitere Besitzer angegeben werden.

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Als Besitzer können nur Mailaccounts derselben Maildomäne gewählt werden!

Externe Mailadressen in Verteilergruppen auf dem zentralen Exchange

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Auf dem zentralen Exchange können keine Verteilergruppen eingerichtet werden, die externe Mailadressen enthalten. Solche Verteilergruppen müssen über die Mailman-Mailingliste eingerichtet werden.

 

Räume und Equipment im E-Mail-Client einbinden


Inhabern und Nutzern mit Vollzugriff auf Räume und Equipment wird das Postfach automatisch im Outlook-Client eingebunden, sofern Autodiscover aktiviert ist.

In der RWTH-Mail-App (OWA) geschieht dies nicht automatisch, sondern Räume und Equipment müssen nachträglich eingebunden werden.

Dazu klicken Sie in der OWA auf das Benutzer-Icon im Balken oben rechts und anschließend auf die Schaltfläche "Weiteres Postfach öffenen...".

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Voraussetzung für das Einbinden von Räumen und Equipment ist, dass deren Sichtbarkeit im Adressbuch zuvor gesetzt wurde.

Mehr Informationen hierzu finden Sie im letzten Schritt der Anleitungen zum Anlegen von neuen Räumen und Equipment.

 

 

 

Fragen?

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Sollten noch offene Fragen zur Verwendung des Mailadm bestehen, wenden Sie sich bitte an das IT-ServiceDesk des IT Centers.