Schnittstelle für die Mailadministratoren


Die Schnittstelle ist zu erreichen unter https://webapp.rwth-ad.de/mailadm

Die Login-Daten bestehen aus der User-ID und dem Passwort des CAMPUS-Office/Webdienste Accounts.   

Ernennung von neuen Mailadmins


In dem Fall, dass ein neuer Mailadmin eingetragen werden soll, muss das IT ServiceDesk entweder vom bereits eingetragenen Admin oder dem Leiter / der Leiterin des Instituts eine Anfrage erhalten. In dieser Anfrage müssen folgende Informationen enthalten sein:

  • Name des neuen Admins
  • User-ID
  • E-Mailadresse auf dieser Domain

Konfiguration eines Postfachs mit einer Autobenachrichtigungsmail und gleichzeitiger Weiterleitungsmailadresse (Auto-Reply einer Funktionsadresse)


Konfigurieren Sie die Autobenachrichtigungsmail im OWA/Outlook. Anschließend wird eine Regel für den Posteingang konfiguriert, dass ankommende Nachrichten an eine externe Mailadresse umgeleitet werden. Danach muss die konfigurierte Weiterleitung aus dem Mailadm entfernt werden.

Menüpunkte


1. Allgemeines

Hier können folgende Punkte ausgewählt werden:

  • Domainauswahl
  • Daten mit Server neu synchronisieren
  • Quota-Übersicht
  • Deaktivierte Accounts
  • Einladungen
  • Export

Domainauswahl

Als erstes muss nach dem erfolgreichen Login die Maildomäne ausgewählt werden, an der Änderungen vorgenommen werden sollen. Dies ist vor allem wichtig, wenn mehrere Maildomänen von einem Admin verwaltet werden.

Daten mit Server neu synchronisieren

Beim Anklicken dieser Auswahl werden die Daten automatisch synchronisiert.

Quota

Die Quotaübersicht stellt die einzelnen Quotatöpfe dar. Mustereinrichtung I und mustereinrichtung2 stellen zwei verschiedene Quotatöpfe dar. So könnte einer der beiden Quotatöpfe beispielsweise vom Institut dazugekauft worden sein.
Für die einzelnen Quotatöpfe erkennt man schließlich, wie viel Speicher momentan wirklich belegt ist, wie viel Speicher zugeordnet ist und wie viel Speicher noch zugewiesen werden kann.

Deaktivierte Accounts

Gelöschte Accounts sind unter diesem Punkt einsehbar und es bietet sich die Möglichkeit, einzelne E-Mail Adressen wiederherzustellen.

Einladungen

Unter Einladungen befindet sich eine Liste mit den ausstehenden Codes. Unter Aktionen sind diese wieder löschbar.


Export der Mailaccounts nach CSV (ISO-8859-1)

1. Benutzer anzeigen

Unter diesem Menüpunkt können alle Benutzer angezeigt werden, die der ausgewählten Domäne (z.B. mustereinrichtung.rwth-aachen.de) angehören. Zudem bietet dieser Menüpunkt die Möglichkeit, den Benutzer zu bearbeiten oder zu löschen. Die gelöschten Benutzer können unter dem Menüpunkt "Deaktivierte Accounts" (Punkt 1) jedoch wiederhergestellt werden.

Folgende Punkte können hier vom Maildomänenadmin bearbeitet werden:


Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten:

Weiterleitung

  • Der Punkt Nur Lokal speichern bedeutet keine Weiterleitung.
  • Der Punkt Nur Weiterleitung ist die normale Weiterleitung auf eine andere Mailadresse, so dass die E-Mails im ursprünglichen Postfach nicht mehr vorliegen.
  • Der Punkt Beides bedeutet, dass die E-Mails sowohl an eine andere Mailadresse weitergeleitet werden, als auch im ursprünglichen Postfach weiterhin bestehen bleiben.

Alias

Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf ein vorhandenes Nutzerkonto verweist. Beispiel: Angenommen, der Nutzer "mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" möchte auch die E-Mails empfangen, die an "musterfrau@rwth-aachen.de" gesendet werden. Wenn man nun "musterfrau@rwth-aachen.de" als E-Mail-Alias für "mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" erstellt, werden die E-Mails beider Konten dem selben Posteingang zugestellt.
Für eine bestehende E-Mail-Adresse können beliebig viele E-Mail-Aliase eingerichtet werden.

Die Erstellung eines domainfremden Alias ist nicht mehr möglich.

Quota

Die Quota ist der Speicherplatz, der dem jeweiligen Benutzer zur Verfügung steht. Dieser kann sich aus verschiedenen Quotatöpfen zusammensetzen. Nähere Informationen zum Quotatopf finden Sie hier. Des Weiteren sieht der Admin hier, wie viel Speicher von dem Benutzer derzeit belegt ist. Es dauert bis zu 24 Stunden, bis eine Änderung aktiv wird. Dies ist unabhängig des angezeigten Wertes.

2. Benutzer anlegen

Hier können neue Benutzer für die ausgewählte Maildomäne angelegt werden:

Hier können folgende Punkte ausgefüllt werden:

  • Persönliche Daten
  • Weiterleitung
  • Alias
  • Quota
  • User-ID (nur nötig, falls die User-ID des zu verknüpfenden Accounts bekannt ist)

Wird ein neuer Benutzer angelegt, wird ein neuer Einladungscode generiert und an die im TIM hinterlegte Kontaktadresse gesendet.

Je nachdem, ob die User-ID bekannt ist oder nicht, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, wie der Benutzer seinen Einladungscode bekommt:
1. User-ID nicht bekannt: Einladungscode muss ausgedruckt und dem Benutzer übergeben werden
2. User-ID bekannt: Der Benutzer bekommt den Einladungscode an seine im TIM hinterlegte Kontaktmailadresse geschickt.

Sollte der Einladungscode abhanden gekommen sein, kann dieser im Menüpunkt "Einladungen" eingesehen werden. Die URL zur Eingabe des Codes lautet: https://idm.rz.rwth-aachen.de/ExchangeInvitation .

3. Ressourcen anzeigen

Bei den Ressourcen kann man zwei verschiedene Typen unterscheiden, nämlich Räume und Geräte. Die Nutzung von Mailadressen für Ressourcen kann beispielsweise nützlich sein, wenn die jeweilige Einrichtung den Kalender für die Buchung von Räumen oder Geräten benutzen möchte. Unter diesem Menüpunkt können alle Ressourcen angezeigt werden, die der ausgewählten Domäne (z.B. mustereinrichtung.rwth-aachen.de) angehören. Zudem bietet dieser Menüpunkt die Möglichkeit die Ressourcen zu löschen oder zu bearbeiten.

Folgende Punkte können bearbeitet werden:


Hier können folgende Punkt geändert werden:

  • Allgemeine Daten
  • Weiterleitung
  • Alias
  • Quota
  • Besitzer (Als Besitzer müssen alle Personen eingetragen werden, die vollen Zugriff auf das Postfach erhalten sollen)
    • Der Besitzer bekommt den Account automatisch in Outlook eingerichtet.

Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten finden Sie unter dem ersten Punkt!


Einbindung einer Ressource beim Nutzer

Besitzern einer Ressource wird das Postfach automatisch im Outlook-Client eingerichtet. Im OWA wird das Postfach allerdings nicht automatisch eingebunden und muss nachträglich eingebunden werden. Dazu muss man einen Rechtsklick auf den Namen des Posteingangs machen und auf "Posteingang eines anderen Benutzers öffnen..." klicken.

4. Fehler beim Erstellen von Ressourcen

Sollte ein Fehler bei der Erstellung einer Ressource auftreten, kontaktieren Sie bitte das ServiceDesk mit folgenden Informationen:

  • Wann wurde der Account verknüpft?
  • Die User-ID des Betroffenen
  • Dem Aktivierungscode, falls dieser noch einsehbar ist.

5. Neue Ressource

Hier können neue Benutzer für die ausgewählte Maildomäne als neue Ressource angelegt werden:

Hier können folgende Punkte ausgefüllt werden:

  • Persönliche Angaben (beim Typ kann man zwischen Raum und Gerät wählen)
  • Weiterleitung
  • Alias
  • Quota
  • Besitzer (Hier kommt die Mailadresse des Besitzers hin. Besitzer sind alle Leute, die vollen Zugriff auf das Postfach haben sollen)
  • User-ID (Hier kommt die TIM-Kennung der Person hin, an der diese E-Mailadresse angehängt ist)

Nach dem Anlegen

Nachdem Anlegen wird die Ressource über das Coupon-Verfahren aktiviert. Wichtig ist dabei, die E-Mail-Adresse der Ressource im globalen Adressbuch anzeigen zu lassen.

In MS Outlook wird die Ressource automatisch als Postfach angezeigt, wenn Autodiscover aktiviert ist.

In OWA muss das Postfach selbstständig eingebunden werden. Dies ist möglich durch einen rechten Mausklick auf das eigenen, bereits angezeigte Postfach und die Optione des Kontextmenüs "Posteingang eines anderen Benutzers öffnen..."

Jede/r im Mailadm eingetragene Besitzer/in kann das Postfach/den Kalender verwalten.

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Für Ressourcen können keine Stellvertreterberechtigungen vergeben werden. An Ressourcen ist keine Anmeldung (z.B.: OWA) möglich!

6. Funktionspostfächer anzeigen

Funktionspostfächer sind nicht gleichzusetzen mit Mailinglisten. Ein Beispiel für eine Funktionsmailadresse könnte Sekretariat@mustereinrichtung.rwth-aachen.de sein. Auf das komplette Postfach dieser Funktionsmailadresse haben alle Besitzer voll Zugriffsrechte, sofern eine Stellvertreterberechtigung zuvor gesetzt worden ist. Unter Stellvertreterrechte in Outlook 2013/2016 vergeben erfahren Sie, wie Stellvertreterrechte vergeben werden können.

Unter diesem Menüpunkt können alle Funktionsmailadressen angezeigt werden, die der ausgewählten Domäne (z.B. mustereinrichtung.rwth-aachen.de) angehören. Zudem bietet dieser Menüpunkt die Möglichkeit die Funktionsmailadresse zu löschen oder zu bearbeiten.

Hier können folgende Punkte geändert werden:

  • Allgemeine Daten
  • Weiterleitung
  • Alias
  • Quota
  • Besitzer (Als Besitzer müssen alle Personen eingetragen werden, die vollen Zugriff auf das Postfach erhalten sollen)
    • Wichtig ist nur, das die MX-Einträge zu der Domäne im DNS Server bereits gesetzt wurden.

7. Neue Funktionsmailadresse

Hier können neue Funktionsmailadressen für die ausgewählte Maildomäne angelegt werden:


Hier können folgende Punkte ausgefüllt werden:

  • Persönliche Daten
  • Weiterleitung
  • Alias
  • Quota
  • Besitzer
  • TIM-Kennung (Hier kommt die TIM-Kennung der Person hin, an der diese E-Mailadresse gebunden ist)

Wird ein neue Funktionsmailadresse angelegt, wird ein neuer Einladungscode generiert und an die im TIM hinterlegte Kontaktadresse gesendet.

8. Mailinglisten

Unter dem Reiter "Mailinglisten" können bestehende Mailinglisten angezeigt, bearbeitet und gelöscht werden, sowie neue Mailinglisten erstellt werden. Unter diesem Menüpunkt können alle Mailinglisten angezeigt werden, die der ausgewählten Domain (z.B. mustereinrichtung.rwth-aachen.de) angehören. Mailinglisten sind nichts anderes als Verteilerlisten. Der Besitzer kann die Mailingliste ganz einfach über den OWA oder Outlook verwalten und benötigt dafür keinen Zugriff auf diese Administrationsoberfläche des Mailadm.

Mailinglisten bearbeiten

Es können Weitere Besitzer hinzugefügt werden sowie andere Alias- Adressen angegeben werden.

Neue Mailinglisten anlegen

Neue Mailinglisten können vom Administrator der jeweiligen Maildomäne angelegt werden. Als Besitzer muss derjenige ausgewählt werden, der die Liste auch nachher bearbeiten soll. Auch hier können Weitere Besitzer eingegeben werden sowie zusätzliche Alias- Adressen angegeben werden.

1. Zuerst müssen Sie sich als Mailadministrator über das Mailadmin-Tool einloggen

Diese Seite erreichen Sie unter folgender Adresse: https://webapp.rwth-ad.de/mailadm.

In dem Drop-Down-Menü "Domain" wählen Sie bitte die Domain aus, für die Sie eine neue Mailingliste erstellen möchten.

2. Nachdem die Anmeldung erfolgreich war, erscheint folgende Bedienoberfläche:

3. Wählen Sie hier bitte den Punkt "Neue Mailingliste" aus.

4. Als nächstes haben Sie als Administrator folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

Name: Hier geben Sie den Namen der Mailingliste ein.

E-Mail: Hier tragen Sie den Namen der E-Mailadresse Ihrer Mailingliste ein. Bitte achten Sie darauf, dass Sie hierbei die richtige Domäne im Drop-Down-Menü auswählen.

Besitzer: Bitte tragen Sie hier die E-Mailadresse derjenigen Person ein, der die Mailingliste zugeordnet werden soll. Nur diese kann später auch diese Mailingliste bearbeiten. Weitere Informationen zur Bearbeitung der Mailingliste finden Sie auf folgender Seite: Bearbeitung der Mailingliste über den OWA.

Weitere Besitzer: Wenn gewünscht, können Sie hier weitere Besitzer hinzufügen.

Alias: Bei Bedarf können Sie einen Alias eintragen.

 

Nachdem alle Informationen eingepflegt worden sind, klicken Sie auf "Neue Mailingliste".

5. Anschließend erscheint die eingerichtete Mailingliste unter dem Menüpunkt "Mailinglisten".

 

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Wie man Benutzer zu einer Mailingliste hinzufügen kann, erfahren Sie unter der Anleitung ”Hinzufügen von Usern zu einer Mailingliste“. Dies kann allerdings nur vom Besitzer der entsprechenden Mailingliste durchgeführt werden.

9. Suche

Die Suchfunktion ermöglicht die Personensuche anhand des Namens oder der E-Mailadresse.



Externe Mailadressen in Mailinglisten auf dem zentralen Exchange

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Auf dem zentralen Exchange können keine Mailinglisten eingerichtet werden, die externe Mailadressen enthalten. Solche Mailinglisten müssen weiterhin über die Mailman-Mailingliste eingerichtet werden.

Hinzufügen eines Users zu einer Mailingliste über den OWA