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Metadaten sind Daten, die Daten beschreiben. Sie ermöglichen es, fremde Daten einzuordnen und zu erschließen. Auf der Webseite der RWTH finden Sie weitere Informationen zu Metadaten.

Das MetadatenTool ermöglicht es Ihnen, Metadaten gemäß eines für Ihre Einrichtung erstellten Schemas auszufüllen. Das Schema gibt nicht nur vor, welche Metadatenfelder (Autor, Fachgebiet,...) erfasst werden müssen und welche erfasst werden können, sondern ermöglicht es dabei auch, kontrollierte Vokabulare zu nutzen. Die Auswahl vorgegebener gültiger Begriffe stellt sicher, dass keine Tippfehler passieren oder verschiedene Personen unterschiedliche Begriffe für die gleiche Sache verwenden.

Ein geeignetes Metadatenschema auszuwählen oder zu erstellen ist keineswegs trivial. Das Projektteam FDM unterstützt Sie dabei gerne.

1. Anmeldung


Nach dem Aufruf der Webseite werden Sie aufgefordert, sich anzumelden. Die Anmeldung erfolgt über Shibboleth und OAuth. Folgen Sie dazu einfach den Anweisungen.

 Hier finden Sie eine detaillierte Beschreibung des Anmeldeprozesses

Melden Sie sich bei Shibboleth an, indem Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingeben und auf "Anmeldung" klicken.

Bei einer erstmaligen Anmeldung müssen Sie zunächst die zu übertragenen Daten bestätigen.

Anschließend müssen Sie die Anwendung autorisieren.

Nach erfolgreicher Autorisierung, können Sie zur Anwendung zurück wechseln.

2. Start


 

Metadatenschemata

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Abhängig von Ihrer Institutskennziffern (IKZ) werden Ihnen verschiedene Metadatenschemata angeboten.

Falls für Ihre Einrichtung noch kein Metadatenschema hinterlegt wurde, kontaktieren Sie uns. Wir erarbeiten dann gemeinsam mit Ihnen ein passendes Schema und stellen es für Ihre IKZ zur Verfügung.

Im MetadatenTool können Sie auf der Startseite ein Metadatenschema auswählen, um einen neuen Satz Metadaten zu erfassen. Sie können auch die zuletzt erfassten Metadaten aufrufen, sofern diese gespeichert wurden.

3. persistent identifier (PID) und Access-Token (OTA)


Ein Persistent Identifier (PID) ermöglicht Ihnen, die Verknüpfung zwischen Ihren Daten und den zugehörigen Metadaten herzustellen und beides an anderer Stelle zu verlinken.

Neben der PID wird ein Access-Token (OTA) erzeugt, welches dem gespeicherten Datensatz eindeutig zugeordnet ist. Mit der Weitergabe dieses Tokens erlauben Sie anderen Nutzern ungeachtet der Sichtbarkeit, die Sie für den Datensatz festgelegt haben, ihren Datensatz sowohl einzusehen als auch zu bearbeiten oder zu löschen. Beachten Sie dabei, dass ein Ändern des OTA derzeit nicht vorgesehen ist. Bitte gehen Sie daher mit entsprechenden Sorgfalt mit dem OTA um und geben Sie diesen nur an vertrauenswürde Personen weiter.

PID und OTA werden beim Speichern des Datensatzes automatisch generiert und können beim Bearbeiten der Datensätze eingesehen werden.

Tragen Sie die "Data URL" ein, unter der die Daten, die Sie beschreiben wollen, zu finden sind. Die "Metadata URL" wird automatisch gesetzt.

4. Metadaten erfassen


Füllen Sie anschließend die Felder des Metadatenschemas aus.

Weiterhin können Sie festlegen, für wen die Metadaten sichtbar sein dürfen. Wenn nur Sie diese Metadaten einsehen wollen, wählen Sie "private". Die Funktion "Institute" ermöglicht es, auch anderen Mitarbeitern Ihrer Einrichtung die Metadaten einzusehen. Dürfen die Metadaten öffentlich sichtbar sein, wählen Sie "public".

Falls Sie mehreren Instituten zugeordnet sind, können Sie diejenige auswählen, deren Mitarbeiter den Metadatensatz einsehen dürfen. Wählen Sie die entsprechenden Institutskennziffern (IKZ) aus.


5. Metadaten speichern


Speichern Sie die eingegebenen Metadaten, indem Sie auf "Speichern" klicken.

6. Metadaten verwalten


Wenn Sie auf den "Manage" Reiter im MetadatenTool klicken, können Sie Ihre Metadaten verwalten. Mit einem Klick auf einen Datensatz, können Sie die Metadaten zu diesem Datensatz ändern.

7. Archivdaten erfassen und Abrufen


Sie haben die Möglichkeit, zu Ihren eigenen Metadatensätzen Daten zu hinterlegen. Diese werden dauerhaft im simpleArchive der RWTH gespeichert. Mit einem Klick auf den Link-Button rechterhand des Data-Url-Feldes aus der Einfügen-Seite werden Sie dafür zur Archiv-Seite weitergeleitet.

Alternativ können Sie die gleiche Wirkung auf der Verwalten-Seite mit einem Klick auf des Button in der Spalte "Referenzierte Daten" erreichen.

Beim Betrachten oder Bearbeiten Ihrer eigenen Metadatensätze sehen Sie in jenem Feld auch den Verweis auf die archivierten Dateien und werden mit einem Klick auf den Button zur Wiederherstellen-Seite weitergeleitet. Von dort können Sie dann auf die archivierten Dateien zugreifen.

8. Metadaten suchen


Wenn Sie auf den "Search" Reiter im MetadatenTool klicken, gelangen Sie zur Metadaten Suchfunktion. In dieser können Sie die zu filternden Werte angeben, nach denen die Metadaten gesucht werden. Mit einem Klick auf einen Datensatz können Sie bei einem eigenen Datensatz die Metadaten ändern und bei einem fremden bereitgestellten Datensatz die Metadaten anzeigen lassen.

Sie haben hier außerdem die Möglichkeit, den Metadatensatz zu finden, der zu einem spezifischen OTA gehört. Da der OTA eindeutig zu einem Metadatensatz erzeugt wird, ist die Suche nach anderen Suchkriterien deaktiviert, so lange Sie das OTA als Suchkriterium verwenden. Um nach anderen Kriterien zu suchen, entfernen Sie einfach das OTA Feld.

9. Metadaten aktualisieren


Beim Editieren der Metadaten gelangt man auf die "Submit"-Ansicht, wo sich die einzelnen Werte ändern lassen und mit Hilfe des "Speichern" Knopfes speichern lassen.

Grundsätzlich ist es immer möglich, Ihre eigenen Metadatensätze zu aktualisieren. Zudem können Sie anderen Personen erlauben, einen Ihrer Metadatensätze zu aktualisieren, indem Sie ihm das entsprechende OTA übermitteln.

Beachten Sie dabei jedoch, dass eine Änderung des OTA derzeit nicht möglich ist. Gehen Sie deshalb entsprechend achtsam mit der Weitergabe des OTA um.

10. Metadaten als Datei herunterladen


Auf der gleichen Seite können Sie den Metadatensatz auch als RDF-formatierte XML-Datei herunterladen. Klicken Sie dazu auf den Link der "Metadata URL".

11. Fremde Metadaten anzeigen


Im Folgenden sehen Sie die Ansicht von fremden Metadaten.