Formular

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Das Erfassungsformular ist unter www.rwth-aachen.de/stipendiaten/erfassung zu finden, oder klicken Sie einfach hier.

Sollten Sie eine Fehlermeldung beim Aufrufen des Formulars erhalten, so
melden Sie sich bitte per Mail unter

formular-HelpDesk@zhv.rwth-aachen.de

Inhaltlich verantwortlich ist die Abt. 8.1.

Technisch verantwortlich ist die Abt. 5.3.

Allgemeine Informationen


Aufgrund der Tätigkeiten der Stipendiaten an der RWTH Aachen ist die Nutzung von elektronischen Diensten mit an einen Mitarbeiterstatus angenäherten Berechtigungen essentiell.

Bisher wurde der Personenkreis als „RWTH-Partner“ erfasst, was einen deutlich eingeschränkten Rechteumfang auf der einen und vielen Workarounds bei unterschiedlichen Prozessen auf der anderen Seite erforderlich gemacht hat.

Um den im Vergleich zu einem RWTH-Partner erweiterten Berechtigungsumfang und Status als Stipendiat zu erhalten, ist daher eine Registrierung im Identity Management notwendig.

Beteiligte Personen


Stipendiaten

Stipendiaten sind alle Personen, die befristeten wissenschaftlichen oder künstlerischen Tätigkeiten zur Aus- und Weiterbildung an der RWTH Aachen nachgehen und deren Aufenthalt i.d.R. von Dritten finanziert wird (Stipendium).

Personalverantwortlicher

Personalverantwortliche können nur alle wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Mitarbeiter der RWTH Aachen University sein, die einen Arbeitsvertrag mit dem Dezernat 8 abgeschlossen haben. Ferner muss die Rolle „Personalverantwortlicher“ vom Rollenverwalter der Hochschuleinrichtung vergeben und anschließen von der empfangenden Person aktiviert werden.

Ein Personalverantwortlicher bestätigt durch die Erfassung eines Stipendiaten die dienstliche Erforderlichkeit der erweiterten Rechte des Stipendiaten. Alle Eintragungen haben mit angemessener Sorgfalt zu erfolgen.

Ablauf des Verfahrens


Der Personalverantwortliche einer Einrichtung holt das Einverständnis des Stipendiaten ein und füllt das Erfassungsformular für Stipendiaten aus. Zusammen mit der Einverständniserklärung wird das Formular auf elektronischem Wege an die Abteilung 8.1 – Personalangelegenheiten des wissenschaftlichen Personals zur Prüfung geschickt.

Diese wiederum stößt die Generierung eines Coupon-Codes an, der dem Personalverantwortlichen per E-Mail zugeht und anschließend von diesem an den Stipendiaten ausgehändigt wird.

Mit dem Coupon kann der Stipendiat sich im Identity Management registrieren. Dabei hat der Stipendiat die Möglichkeit, sich mit seinem bereits bestehenden Benutzernamen (TIM-Kennung) zu verknüpfen. Nach erfolgreicher Registrierung wird der Stipendiat, falls noch nicht vorhanden, im Identity Management aufgenommen und erhält einen Status, mit dem er die Dienste der RWTH nutzen kann. Dazu gehören aktuell:

  • RWTH Mailservice
  • WLAN/VPN
  • WLAN-Gastkennungen
  • UMS
  • Telefonkonferenzen
  • Freiquota Exchange (Im SD melden)
  • Zugang zu Verlagen in der BTH
  • Online-Verlage der BTH
  • Tivoli Storage Manager – Archiv
  • Hochleistungsrechnungen der RWTH
  • Zugang zu PC-Pools an verschiedenen Standorten
  • RWTH Parkausweis
  • Sciebo Cloud-Dienst der NRW-Hochschulen

Der Status „Stipendiat“ ist zeitlich auf die Dauer des Aufenthalts an der RWTH beschränkt. Sollten sich Änderungen zur ursprünglich angegeben Aufenthaltsdauer ergeben, kann diese jederzeit vom Personalverantwortlichen in dem Erfassungsformular angepasst werden.

Mit Ablauf der Aufenthaltsdauer entfallen die Stipendiaten-spezifischen Rechte und der Stipendiat wird inkl. aller Accounts aus Datenschutzgründen gelöscht. Hat der Stipendiat Accounts, die er über die Dauer des Stipendiums hinaus nutzen darf, bleiben diese und die dafür erforderlichen persönlichen Daten im IdM gespeichert.