Diese Anleitung beschreibt die Funktionen der Rollenverwaltung aus Sicht des Rollenverwalters, also der Person, die Rollen an andere Benutzer vergeben soll.

Schulungen zur Rollenverwaltung

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Im Rahmen der Campus Anwender-Schulungen können Sie sich als Rollenverwalter schulen lassen.

Login


Die Rollenverwaltung erlaubt es den Einrichtungen der RWTH Aachen, Zuständigkeiten für Online-Dienste, wie z.B. das Hard- und Softwareportal oder das Abrufen der Meldelisten von Prüfungen beim Zentralen Prüfungsamt, eigenständig und unabhängig von Öffnungszeiten zu regeln.
Damit Mitarbeiter neue Rollen nutzen können, müssen diese von dem Rollenverwalter der entsprechenden Einrichtung dafür autorisiert werden.

Als „Rollenverwalter" können Sie sich über folgenden Link direkt in der Rollenverwaltung einloggen:
https://idm.rz.rwth-aachen.de/ReRoWebGUI/
Verwenden Sie hier Ihren Benutzernamen (z.B. ab123456) und das dazugehörige Kennwort des CampusOffice/Webdienste Accounts.
Alternativ können Sie sich im Selfservice einloggen und dort in der Rollenübersicht auf die Rolle "Rollenverwalter" klicken.

Einsehen aller Rollen


Auf der Startseite (Abb. 1) können Sie die Rollen einsehen, die in der/den von Ihnen verwalteten Einrichtung(en) zugewiesen wurden. In dieser Übersicht können Sie auch die Rollenzuweisung wieder entziehen.

Abbildung 1

Über das Feld „Liste filtern" können Sie alle Spalten der Tabelle filtern. Über den oberen Menüpunkt „Coupons" können sie alle ausgestellten Autorisierungen einsehen.

Es gibt nun eine Warnmeldung, falls die Mindestanzahl der Rolleninhaber einer Rolle in einem bestimmten Kontext unterschritten ist. Diese sieht z.B. wie folgt aus:

Vergeben einer neuen Rolle


Um weitere Rollen zu vergeben, müssen Sie über das Auswahlmenü auf der linken Seite (Abb. 1) den Punkt „Coupon erstellen" ansteuern. Sie erhalten nun ein Auswahlmenü über alle Kontexte, in denen Sie Rollenverwalter sind. Wählen Sie bitte die entsprechende Organisationseinheit/Einrichtung/Gruppe aus. Nun werden Ihnen alle Rollen, welche im gewählten Kontext verfügbar sind, angezeigt. Wählen Sie hier die gewünschte Rolle aus und klicken Sie auf „Rolle verwenden". Jetzt können Sie den zukünftigen Rolleninhaber bestimmen. Hier sind zunächst alle Personen gelistet, die im CAMPUS-System dem gewählten Kontext zugeordnet sind. Sie können die Funktion „Liste filtern" verwenden, um nach Vor- oder Nachnamen zu filtern. Mit Klick auf „Coupon erstellen" schließen Sie den Vorgang ab.

Der Coupon ist nun erstellt worden. Sie sind bei der Vergabe einer Rolle nicht an die Personen des gewählten Kontextes/Ihrer Organisationseinheit gebunden, sondern können die Rolle beliebigen Mitarbeitern, die in CAMPUS eingetragen sind, zuordnen. Gehört ein Mitarbeiter zum gewählten Kontext, wird Ihnen der Name durch Autovervollständigung vorgeschlagen.

Zusätzlich ist es möglich, dass die Einladungsmail automatisiert verschickt werden  kann. Setzen Sie hierzu einfach den Haken (s. Abb. 2).

Gegebenenfalls müssen Sie ein Ablaufdatum für die Rolle angeben. Dies ist nur der Fall, wenn für diesen Rollentyp keine weiteren Bedingungen festgelegt sind. Dies trifft bisher nur auf die Rolle „Rollenverwalter" zu. Das Ablaufdatum einer Rolle kann nicht mehr als zwei Jahre vom Zeitpunkt des Erstellens entfernt liegen.

Der Coupon muss nun von Ihnen an die entsprechende Person übergeben werden. Über den oberen Menüpunkt „Coupons" auf der Startseite (s. Abb. 1) können sie alle ausgestellten Coupons einsehen und verwalten. Hier ist es möglich, offene Coupons zu löschen, per E-Mail zu versenden, ein PDF zu generieren und das Ablaufdatum des Coupons zu verlängern (siehe Abb. 2). Auch hier können Sie die Liste zur besseren Übersicht filtern.

Achtung: Der Eintrag in der Liste wird nach Ablauf der Einladung (14 Tage) automatisch gelöscht, unabhängig davon, ob er eingelöst wurde oder nicht.

Abbildung 3
Bereits abgelaufene Coupons bleiben nach ihrer Gültigkeit noch weitere 14 Tage sichtbar und können in dieser Zeit verlängert werden. Der Coupon wird ansonsten automatisch entwertet.

Das Einlösen eines Coupons ist für die meisten Rollen nur möglich, wenn der Rolleninhaber über eine TIM-CAMPUS-Kopplung verfügt. Die Kopplung kann auch nachträglich seitens der Organisationseinheit vorgenommen werden (sofern die TIM-Kennung des Mitarbeiters bekannt ist). Solange dies nicht geschehen ist, erhält der Mitarbeiter die Fehlermeldung, dass die Bedingung zur Freischaltung der Rolle nicht erfüllt ist. Die Gültigkeit des Coupons verfällt hierdurch nicht, so dass er nach erfolgreicher Kopplung innerhalb der Ablaufzeit weiterhin eingelöst werden kann.

Achtung: Rollenverwalter der Zentralen Hochschulverwaltung

Eine Vergabe der Bestellerrollen ist nicht möglich. Für den Bedarf der ZHV hat der Kanzler die Beschaffungszuständigkeit auf die Abteilungen 7.3, 8.4, 5.0, 5.3 und 10.1 übertragen.

Verlängern der Rolle "Rollenverwaltung"


Um das Ablaufdatum für die Rolle "Rollenverwaltung" zu verlängern, muss ein Couponcode für diese Rolle erstellt werden. Wählen Sie im Selfservice (https://www.rwth-aachen.de/selfservice) die Rolle "Rollenverwaltung" in der Spalte "Rolle wahrnehmen" aus und generieren anschließend einen neuen Couponcode für die/den Rolllenverwalter/in bzw. sich selbst. Lösen Sie den Couponcode anschließend im Selfservice unter dem Menüpunkt "Coupon einlösen" ein. Die Rolle verlängert sich auf diese Weise um maximal zwei Jahre. Sie werden etwa 14 Tage vor Ablauf der Rolle "Rollenverwaltung" per E-Mail an das Ablaufen erinnert.

Löschen von Rollen


Sie können einer Person, die Sie für eine Rolle autorisiert haben, die Rolle(n) jederzeit wieder entziehen. 

Wenn eine Person aus Ihrer Organisationseinheit gelöscht wird, verliert sie automatisch die TIM-CAMPUS-Kopplung und damit alle Rollen, für die sie autorisiert wurde. Außer sie ist noch in einer anderen Organisationseinheit mit entsprechender Kopplung eingetragen, dann bleiben die Rollen bestehen und müssen manuell von Ihnen als Rollenverwalter entzogen werden.