Filter einschalten


Der Filter kann sowohl vom Chef-Telefon, als auch vom Sekretär-Telefon ein- und ausgeschaltet werden. Alle ankommenden Anrufe des Chefs werden bei aktiviertem Filter zum Sekretär umgeleitet. Vom Chef-Telefon kann weiterhin abgehend telefoniert werden.

Zum Aktivieren des Filters drücken Sie die Taste . Der Anruffilter wird eingeschaltet.

Hinweis: Der Chef ist weiterhin von Teilnehmern, die in der Anruffilter-Liste stehen, erreichbar.

Drücken Sie zum Abschluss die Taste oder warten Sie, bis Ihr Telefon in den Ausgangszustand zurückschaltet.

Filter ausschalten


Drücken Sie die Taste und dann .

Der Anruffilter wird ausgeschaltet. " Filtern aus" wird kurzzeitig im Display angezeigt.

Display neben Filtertaste


Filter ist aktiviert

Filter ist ausgeschaltet

Direktruf vom Chef zum Sekretär


Mit den Direktruftasten können sich die Teilnehmer einer Vorzimmeranlage durch einfachen Tastendruck anrufen, ohne die Rufnummer einzugeben. Gleichzeitig wird neben der Taste der Gesprächszustand Ihres Sekretärs angezeigt.

Drücken Sie die Taste .

Der Direktruf zum Sekretär ist bei aktiviertem oder deaktiviertem Filter möglich.

Display neben Direktruftasten


Über die Direktruftasten zwischen Chef und Sekretär können sich die Teilnehmer der Vorzimmeranlage nicht nur direkt anrufen, sondern Sie erhalten auch den aktuellen Gesprächszustand angezeigt.

Hat der Sekretär an seinem Telefon die Taste gedrückt, oder ruft er Sie mit der Taste an, werden im Display neben der Taste die folgenden Symbole angezeigt:

Sekretär ist frei

Sekretär ist besetzt

Sekretär ist abwesend - Die Taste wurde gedrückt

Sekretär wird durch Vertretungssekretär vertreten - Die Taste wurde gedrückt

    Direktruf vom Sekretär

     Im Gespräch mit dem Sekretär / Direktruf zum Sekretär

Heranholen von Rufen innerhalb der Chef-Sekretär-Anlage


Der Filter ist nicht eingeschaltet. Sie hören das Telefon Ihres Sekretärs klingeln und möchten das Gespräch von Ihrem Telefon beantworten. Sie drücken die -Taste und sind mit dem Anrufenden verbunden.

Hinweis: Beachten Sie, dass nicht nur die für Sie bestimmten Rufe, sondern auch die Rufe des Sekretärs herangeholt werden. Zur Unterscheidung dient dabei die Anzeige neben den Funktionstasten:

Chef-Gespräch auf Taste

Sekretär-Gespräch auf Taste .

 

Auf Nachrichten vom Sekretär antworten

 

Duch einen Aufmerksamkeitston von Ihrem Telefon "Advanced" erfahren Sie, dass Ihnen von Ihrem Sekretär eine Nachricht übermittelt wurde. Im Display Ihres Telefones wird die Nachricht eingeblendet.

Beispiel:

Dem Sekretär stehen 5 Nachrichten-Texte zur Verfügung, die im Ruhe- oder Gesprächszustand übertragen werden können.

  • Hier ist _
  • Anruf von Tln_
  • Dringender Anruf von Tln_
  • Sie haben eine Besprechung
  • Sie haben einen Termin
  • Gleichzeitig werden Ihnen mit den Softkeys verschiedene Antwortmöglichkeiten angeboten.

Wählen Sie für die Antwort einen Softkey aus. Die Antworttexte erscheinen nur im Display Ihres Sekretärs.

Die Nachricht "Hier ist_" bietet Ihnen folgende fünf Antwortmöglichkeiten:

Softkey        Rückantwort zum Sekretär

        Ich bin beschäftigt

        Bitten Sie Ihn/Sie zu warten

        Ich bin nicht hier

        Bitten Sie Ihn/Sie herein

        Entscheiden Sie

Die Nachricht "Anruf von _" stellt Ihnen weitere fünf Antworten zur Verfügung.

 

Softkey        Rückantwort zum Sekretär

        Bitten Sie Ihn/Sie zurückzurufen

        Bitten Sie Ihn/Sie zu warten

        Ich nehme den Anruf

        Ich rufe später zurück

        Entscheiden Sie

Die Nachricht "Dringender Anruf von Tln _" entspricht der Antwortmöglichkeit "Anruf von _".

Für die Nachricht "Sie haben eine Besprechung" können vier Antworten ausgewählt und zurückgemeldet werden.

Softkey        Rückantwort zum Sekretär

        Bitte absagen

        Ich komme

        Einen Moment bitte

        Entscheiden Sie

Die Antwortmöglichkeiten "Sie haben einen Termin" entsprechen den Antwortmöglichkeiten "Sie haben eine Besprechung".

 

Vertretungssekretär

 

Wenn in Ihrer Chef-/Sekretär-Konfiguration ein "Vertretungssekretär" vorgesehen ist, kann dieser Sekretär die Aufgaben des Hauptsekretärs übernehmen. Sobald sich der Hauptsekretär mit der Taste abgemeldet hat, werden die Gespräche für den Chef an den "Vertretungssekretär" umgeleitet. Es ergeben sich folgende Anzeigen:

  Filter ist eingeschaltet

  Sekretär hat sich abwesend geschaltet

Gespräche des Chefs werden vom Vertretungssekretär bearbeitet. Mit der Direktruftaste ruft der Chef jetzt nicht mehr den Haupt-, sondern den Vertretungssekretär.