Filter einschalten


Der Filter kann sowohl vom Chef-Telefon, als auch vom Sekretär-Telefon ein- und ausgeschaltet werden. Alle ankommenden Anrufe des Chefs werden bei aktiviertem Filter zum Sekretär umgeleitet. Vom Chef-Telefon kann weiterhin abgehend telefoniert werden.

Zum Aktivieren der Chef-Sekretär Funktion drücken Sie die Taste . Der Anruffilter wird eingeschaltet.

Hinweis: Der Chef ist weiterhin von Teilnehmern, die in der Anruffilter-Liste stehen, erreichbar.

Drücken Sie zum Abschluss die Taste oder warten Sie, bis Ihr Telefon in den Ausgangszustand zurückschaltet.

Filter ausschalten


Drücken Sie die Taste und dann .

Der Anruffilter wird ausgeschaltet. " Filtern aus" wird kurzzeitig im Display angezeigt.

Display neben Filtertaste


Filter ist aktiviert

Filter ist ausgeschaltet

Direktruf vom Sekretär zum Chef


Mit den Direktruftasten können sich die Teilnehmer einer Vorzimmeranlage durch einfachen Tastendruck anrufen, ohne die Rufnummer einzugeben.

Drücken Sie die Taste .

Der Direktruf zum Sekretär ist bei aktiviertem oder deaktiviertem Filter möglich.

Display neben Direktruftasten


Über die Direktruftasten zwischen Chef und Sekretär können sich die Teilnehmer der Vorzimmeranlage nicht nur direkt anrufen, sondern Sie erhalten auch den aktuellen Gesprächszustand angezeigt.

Sie erhalten im Display neben der Taste die folgenden Symbole angezeigt:

Chef ist frei

Chef ist besetzt

Direktruf vom Chef

Im Gespräch mit dem Chef / Direktruf zum Chef

 Gespräche entgegennehmen und an den Chef weiterleiten


Sie möchten bei aktiviertem Filter Gespräche als Sekretär an den Chef weiterleiten.

Sie erkennen an der Anzeige im Display, dass ein Anruf für Ihren Chef vorliegt. Nehmen Sie das Gespräch wie gewohnt entgegen: Taste oder Hörer abnehmen.

Im Display wird die Verbindung angezeigt und mit wem Sie sprechen.

Zum Vermitteln des Gesprächs an Ihren Chef drücken Sie die Taste . Ihr Gesprächspartner wird in den Haltezustand versetzt. Sobald sich der Chef meldet, kündigen Sie ihm das Gespräch an.

Danach drücken Sie die Taste oder legen den Hörer auf. Chef und Anrufer sind miteinander verbunden.

Falls Ihr Chef das wartende Gespräch nicht annehmen möchte, kann mit der Rückfrage-Taste die Rückfrage beendet werden. Nun sind Sie wieder mit dem Anrufer verbunden.

Falls der gerufene Teilnehmer besetzt ist, muss das wartende Gespräch mit der Rückfrage-Taste wieder zurückgeholt werden (Rückfrage beenden).

Zweites Gespräch an den Chef weiterleiten


Sie können auch ein zweites Gespräch an Ihren Chef weiterleiten, wenn er bereits telefoniert.

Sie erkennen an der Anzeige, dass ein Anruf für Ihren Chef vorliegt. Am Symbol neben der -Taste sehen Sie, dass Ihr Chef spricht. Nehmen Sie das Gespräch wie gewohnt entgegen.   Zum Vermitteln des zweiten Gesprächs an Ihren Chef drücken Sie die Taste .

Ihr bisheriges Gespräch wird in den Haltezustand versetzt. Sobald sich Ihr Chef meldet, kündigen Sie ihm den Gesprächspartner an. Möchte Ihr Chef das Gespräch entgegennehmen, drücken Sie die Taste .

Hinweis: Möchten Sie Ihrem Chef nur die Mitteilung zukommen lassen, dass ein zweites Gespräch für ihn vorliegt, so nutzen Sie dazu den Punkt 'Nachrichten an den Chef übermitteln'.

Heranholen von Rufen innerhalb der Chef-Sekretär-Anlage


Der Filter ist nicht eingeschaltet. Sie hören das Telefon Ihres Chefs klingeln und möchten das Gespräch von Ihrem Telefon beantworten.

Zum Beantworten der Anrufe drücken Sie die -Taste.

Nachrichten an den Chef übermitteln


Die Taste dient zur Übermittlung von Informationen, die auf dem Apparatedisplay des Chefs angezeigt werden. Dem Sekretär stehen fünf Nachrichten-Texte zur Verfügung, die im Ruhe- oder Gesprächszustand übertragen werden können.

  • Hier ist _
  • Anruf von Tln_
  • Dringender Anruf von Tln_
  • Sie haben eine Besprechung
  • Sie haben einen Termin

Rufnummern und/oder Namen können nach dem angezeigten Übertragungstext eingegeben werden. Durch einen Aufmerksamkeitston wird die übermittelte Nachricht beim Chef angekündigt.

Taste drücken. Es erscheint die erste Nachricht.

Mit den Softkeys und können Sie durch die Nachrichten blättern.

Die Nachrichten eins bis drei sind zu komplettieren, indem Sie Name und/oder Rufnummer eingeben (zur Nameneingabe benutzen Sie die Alphatastatur Ihres Telefones).

Mit können Sie evtl. Fehleingaben korrigieren.

Mit wird die Nachricht zum Chef-Telefon übertragen und dort mit einem Aufmerksamkeitston angekündigt.

Am Chef-Telefon erscheint für ca. 30 Sekunden die Nachricht

und kann entsprechend der Möglichkeiten beantwortet werden.

Im Display des Sekretär Apparates wird der Text "Antwort:" eingeblendet. Die Rückantwort wird innerhalb von ca. 15 Sekunden erwartet.

Gibt der Chef keine Rückmeldung, so wird die folgende Information am Sekretär-Apparat angezeigt.

Mit kann die zuvor gesendete Nachricht erneut zum Chef-Telefon übertragen werden.

Abwesenheit des Sekretärs


Sie verlassen Ihren Arbeitsplatz und möchten, dass die Gespräche Ihres Chefs zu seinem Telefon weitergeleitet werden. Zum Aktivieren bzw. Deaktivieren dieser Funktion drücken Sie die Taste (Konfiguration ohne Vertretungssekretär).

Ein Bestätigungston folgt. Neben der Taste erscheint die Anzeige .

Bei Rückkehr ist wiederum die Taste zu drücken.

Alle Gespräche kommen wieder auf dem Sekretär-Apparat an.

Chef Telefon

 Neben der Direktruftaste erscheint die Anzeige , an welcher der Chef erkennt, dass der Sekretär abwesend ist.

Vertretungssekretär


Wenn in Ihrer Chef-/Sekretär-Konfiguration ein "Vertretungssekretär" vorgesehen ist, kann dieser Sekretär die Aufgaben des Hauptsekretärs übernehmen. Sobald sich der Hauptsekretär mit der Taste abgemeldet hat, werden die Gespräche für den Chef an den "Vertretungssekretär" umgeleitet. Es ergeben sich folgende Anzeigen:

                Abwesenheitsfunktion ist eingeschaltet

                Filter ist eingeschaltet

Die Chef-Gespräche werden an den "Vertretungssekretär" umgeleitet. Eigene Gespräche des Sekretärs werden weiterhin an seinem Telefon signalisiert.