TIM-CAMPUS-Kopplung: Zum Hintergrund


Um RWTH-Angehörigen einen umfassenderen Support anbieten zu können, besteht eine Anbindung zwischen dem Organisationsverzeichnis in CAMPUS und dem Identity Management (ehem. TIM-Benutzerverwaltung). Diese Anbindung ermöglicht eine Verknüpfung der öffentlichen Daten eines Mitarbeitenden im Organisationsverzeichnis mit

  • den Informationen zu ihren bzw. seinen Rollen in CAMPUS und
  • ihren bzw. seinen Accounts im Identity Management.

Zusätzliche Informationen werden dabei nicht erfasst.

 

 Die konkreten Vorteile für Mitarbeitende der RWTH Aachen University:

  • Im Supportfall kann Mitarbeitenden der RWTH Aachen durch das IT-ServiceDesk allein mit Namen und Institut umgehend geholfen werden - die Supportmitarbeitenden sehen Kundeninformationen wie Accounts und Rollen auf einen Blick
  • das Wahrnehmen von Rollen (z.B. IT-Besteller, Personalverantwortlicher, etc.) der Rollenverwaltung für die eigene Organisationseinheit
  • Verbesserte Nutzung des Dienstes L²P: die in CAMPUS der Lehrveranstaltung zugeordneten Dozierenden werden automatisch als Manager in den zugehörigen Lernraum gebucht

  • Nutzung der Direktfeedback-Funktion für Dozierende
  • Noteneingabe mit der Rolle Prüfer, um Noten an das Zentrale Prüfungsamt zu übermitteln
  • Nutzung des Formularmanagement-Systems (z.B. für RWTH Jobticket oder Parkausweis)
  • Nutzung der RWTH Publications der Universitätsbibliothek
  • Nutzung von Evaluationstools wie Lehrerhebungsbogen (LEB), Lehr- und Forschungsfragebogen (LuFF), elektronisches Promotionsauslageverfahren (ePA)
  • Zugang für berechtigte Personen zum Tool carpe diem! (z.B. für Veranstaltungsplanung und Erstellung von Stundenplänen)


In den Verknüpfungsprozess sind folgende Personen involviert:

  1. Die Inhaberin bzw. der Inhaber der Rolle „Organisationseinheit" führt den Verknüpfungsprozess vollständig durch oder initiiert ihn.
  2. Der Mitarbeitende der RWTH Aachen, dessen Daten verknüpft werden, erhält eine E-Mail-Bestätigung über die erfolgreiche Verknüpfung oder schließt den angestoßenen Prozess selbsttätig ab.

Wichtig!

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Wird durch die Inhaberin bzw. den Inhaber der Rolle „Organisationseinheit" eine neue Person erfasst, ist gleichzeitig auch immer eine Verknüpfung ihrer Daten aus dem Identity Management und CAMPUS erforderlich.

Notwendige Schritte für die Rolle 'Organisationseinheit'


Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zur Herstellung der Verknüpfung von Mitarbeiterdaten aus dem Identity Management und dem CAMPUS-Organisationsverzeichnis, getrennt nach den Zielgruppen. Der erste Teil befasst sich mit der Rolle 'Organisationseinheit'. Was Mitarbeitende der RWTH Aachen zur erfolgreichen Kopplung machen müssen, erfahren Sie im zweiten Teil der Anleitung.

Rolle 'Organisationseinheit'

Als Inhaberin bzw. Inhaber der Rolle „Organisationseinheit" können Sie fehlende Verknüpfungen am "Sonnenbrillen-Symbol"  identifizieren. Bitte stellen Sie für die Angehörigen Ihrer Organisationseinheit stets sicher, dass deren Daten aus dem Identity Management und CAMPUS miteinander verknüpft sind, damit alle Mitarbeitenden von den Vorteilen profitieren können.
 
Die Schritte im Einzelnen:

  1. Rufen Sie die Seite www.campus.rwth-aachen.de auf. 
  2. Klicken Sie in der linken Menüleiste auf „Login für Mitarbeiter" und loggen Sie sich mit der Funktion 'Organisationseinheit' ein. 
  3. Überprüfen Sie, ob in der Liste der „Angehörigen" unterhalb der Zentraladresse neben einem der Personeneinträge das Sonnenbrillen-Symbol auftaucht.
  4. Führen Sie für die Personen, neben deren Einträgen das Sonnenbrillen-Symbol platziert ist, die Verknüpfung der Daten durch bzw. initiieren Sie den Verknüpfungsprozess 

Mitarbeiterliste pflegen

Als Inhaberin bzw. Inhaber der Rolle 'Organisationseinheit' initiieren Sie die Verknüpfung von Mitarbeiterdaten aus CAMPUS und dem Identity Management für folgende Personen:

  • Mitarbeitende, deren Einträge aus dem Identity Management und CAMPUS (noch) nicht miteinander verknüpft sind und
  • Mitarbeitende, die Sie neu erfassen.

Wichtig!

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Wenn Sie eine Person neu erfassen oder einen bereits vorhandenen Personeneintrag ändern möchten, der noch nicht mit dem Identity Management verknüpft ist, müssen Sie den Verknüpfungsprozess starten, bevor Sie den Eintrag speichern können.

Für den Verknüpfungsprozess ist zunächst entscheidend, ob

  • a) Person vorhanden: Wollen Sie die Daten einer Person verknüpfen, die Ihrer Organisationseinheit bereits zugeordnet ist, klicken Sie auf deren Namen (s. Abb. 2 , a) und folgen Sie den Anweisungen unter "Verknüpfung herstellen".
  • b) Person nicht vorhanden: Möchten Sie Ihrer Organisationseinheit eine neue Person hinzufügen, die noch nicht in der Mitarbeiterliste Ihrer Organisationseinheit vorhanden ist, klicken Sie unter „Neu hinzufügen" auf „Person".

Wenn die zu verknüpfende Person nicht in der Mitarbeiterliste Ihrer Organisationseinheit vorhanden ist, haben Sie wiederum zwei Möglichkeiten, diese Ihrer Organisationseinheit zuzuordnen:

  • eine bereits in CAMPUS erfasste Person zuordnen

Um eine Person Ihrer Organisationseinheit zuzuordnen, die bereits in CAMPUS erfasst ist (weil sie bereits einer anderen Organisationseinheit angehört), können Sie diese nun über das Suchfeld (siehe Abb. 3) suchen und anschließend zuordnen.

  • eine noch nicht in CAMPUS erfasste Person zuordnen

Handelt es sich um einen neuen Mitarbeitenden, der bisher nicht in CAMPUS erfasst ist, klicken Sie auf „Person neu erfassen" und tragen Sie alle erforderlichen Personendaten ein.

Person hinzufügen

Verknüpfung herstellen

Um eine fehlende Verknüpfung herzustellen, klicken Sie auf das "Sonnenbrillen-Symbol" , um auf folgende Seite zu gelangen.


Auf dieser Formularseite haben Sie im unteren Abschnitt „Anbindung an das Identitätsmanagement" zwei Möglichkeiten, die Verknüpfung herzustellen bzw. zu starten:

  • a) Eingabe der TIM-Kennung, RWTH-ID oder Matrikelnummer: Diese Möglichkeit stellt den kürzesten, da direkten Weg zur Verknüpfung, dar.
    Geben Sie entweder die TIM-Kennung, RWTH-ID oder Matrikelnummer der Person ein und klicken Sie auf „Speichern". Die Person erhält bei erfolgreicher Verknüpfung aus dem CAMPUS-System eine E-Mail zur Bestätigung. Als Empfangsadresse wird hierfür die im CAMPUS-System angegebene E-Mail-Adresse verwendet. Der Verknüpfungsprozess ist damit abgeschlossen.
  • b) Eingabe einer E-Mail-Adresse: Sollten Sie weder die TIM-Kennung, RWTH-ID oder Matrikelnummer der Person kennen, geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, unter der diese zu erreichen ist. Klicken Sie auf „Speichern". Daraufhin erhält die Person einen Einladungscode an die eingegebene E-Mail-Adresse, der sieben Tage gültig ist. Bei Fehlschlagen kann erst nach Ablauf der Gültigkeit ein neuer Einladungscode erstellt werden.

Das Sonnenbrillen-Symbol neben dem betreffenden Personeneintrag verschwindet erst dann, wenn die Verknüpfung erfolgreich zustande gekommen ist.

Vorsicht bei Umlauten im Namen!

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Die direkte Verknüpfung über die Variante a) ist nur möglich, wenn die betreffende Personen keinen Umlaut in ihrem Namen trägt. Variante b) ist immer möglich.

Löschen von Mitarbeitern


Sie können jederzeit Personen aus Ihrem Organisationsverzeichnis löschen, indem Sie das "X" in der entsprechenden Zeile klicken.

ReRoSync

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Wenn Sie eine Person aus der Organisationseinheit löschen, verliert diese automatisch die TIM-CAMPUS-Kopplung. Wenn dies die einzige (oder letzte) TIM-CAMPUS-Kopplung dieser Person ist, verliert sie automatisch alle Rollen, für die sie autorisiert wurde. Wenn die Person noch in einer anderen Organisationseinheit mit entsprechender Kopplung eingetragen ist, bleiben die Rollen auch für Ihre Organisationseinheit bestehen und müssen manuell vom Rollenverwalter entzogen werden.

Anleitung zum Annehmen einer Einladung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter


In diesem Abschnitt wird der Prozess für Personen beschrieben, deren Identity- und CAMPUS-Daten durch die Inhaberin bzw. den Inhaber der Rolle 'Organisationseinheit' ihrer Einrichtung bereits vollständig verknüpft wurden oder bei denen der Verknüpfungsprozess durch eine Einladung angestoßen wurde. Abhängig davon, welche E-Mail Sie erhalten, gilt Folgendes:

Bestätigungs-E-Mail

Wenn Sie eine Bestätigungs-E-Mail an Ihre in CAMPUS angegebene Adresse erhalten, konnten Ihre Daten aus CAMPUS und dem Identity Management (ehem. TIM-Benutzerverwaltung) mittels Angabe Ihrer TIM-Kennung, RWTH-ID oder Matrikelnummer durch die Inhaberin bzw. den Inhaber der Rolle 'Organisationseinheit' sofort miteinander verknüpft werden. Sie müssen nichts weiter tun.

Einladungs-E-Mail

Wenn Sie eine Einladungs-E-Mail erhalten, wurde der Prozess zur Verknüpfung Ihrer Daten aus CAMPUS und dem Identity Management von der Inhaberin bzw. vom Inhaber der Rolle 'Organisationseinheit' Ihrer Einrichtung angestoßen. Die Einladung ist sieben Tage gültig.

Gültigkeit des Einladungscodes

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Bitte beachten Sie: der Einladungscode kann nur einmal verwendet werden. Sollte die anschließende Verknüpfung fehlschlagen, kann die Rolle 'Organisationseinheit' Ihnen für die Dauer der Gültigkeit (7 Tage) keine neue Einladung ausstellen.


Führen Sie bitte folgende Schritte durch:

  1. Um die Einladung anzunehmen und damit den Verknüpfungsprozess zu starten, klicken Sie in der E-Mail auf den ersten Link, der Sie direkt zur Verknüpfungsoberfläche führt: In Ihrem Browser öffnet sich die Seite „Verknüpfung Ihres Eintrags im Campus Organisationsverzeichnis mit TIM".
    Falls die Seite nicht richtig angezeigt wird, nutzen Sie den alternativ angegebenen Link in der E-Mail: Geben Sie auf der nun erscheinenden Seite den Einladungscode in das gleichnamige Feld ein und klicken Sie auf 'Weiter' (s. Abb. 5). Daraufhin wird Ihnen eine Auswahlseite mit zwei verschiedenen Optionen angezeigt.

  2. Wählen Sie aus den vorhandenen zwei Optionen diejenige aus, die auf Sie zutrifft:
    a) TIM-Kennung vorhanden: Falls Sie bereits eine TIM-Kennung (User-ID) besitzen (z. B. ab123456), verwenden Sie diese bitte, um Ihre Daten aus CAMPUS und dem Identity Management miteinander zu verknüpfen (s. Abb. 6, a). Fahren Sie mit Schritt drei fort.
    Ist Ihnen Ihre TIM-Kennung (User-ID) nicht (mehr) bekannt, setzen Sie sich mit dem IT-ServiceDesk in Verbindung.

    b) TIM-Kennung noch nicht vorhanden: Nur wenn Sie noch keine TIM-Kennung (User-ID) besitzen, sollten Sie sich registrieren (s. Abb. 6, b) und Ihre Daten miteinander verknüpfen. Fahren Sie mit dem Kapitel "Neu registrieren" fort.
    Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob dies der Fall ist, kontaktieren Sie bitte den IT-ServiceDesk.


  3. Geben Sie im Feld „User-ID" Ihre Daten ein und klicken Sie auf „Verwenden" . Ihnen wird nun eine neue Seite angezeigt, auf der Sie einen Bestätigungscode eingeben müssen.
    Der Bestätigungscode befindet sich in einer E-Mail, die an Ihre im Identity Management hinterlegte Kontakt-E-Mail-Adresse gesendet wurde.



  4. Nach Eingabe des Bestätigungscodes wird Ihnen auf einer neu erscheinenden Seite mitgeteilt, ob die Verknüpfung Ihrer Daten aus CAMPUS und dem Identity Management erfolgreich war. Zusätzlich erhalten Sie zur Bestätigung eine E-Mail an die im Identity Management hinterlegte Kontakt-E-Mail-Adresse. Nach erfolgreicher Rückmeldung ist der Prozess der Verknüpfung abgeschlossen.

 

Achtung!

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Ihre im Identity Management hinterlegte Kontakt-E-Mail-Adresse kann sich von der E-Mail-Adresse unterscheiden, die die Inhaberin bzw. der Inhaber der Rolle 'Organisationseinheit' zur Zusendung der Einladungs-E-Mail verwendet hat.
Sie haben die Möglichkeit, die im Identity Management gespeicherte Kontakt-E-Mail-Adresse über den Selfservice einzusehen und zu ändern.

Neu registrieren

Sofern Sie noch keine TIM-Kennung besitzen und im Schritt 2 b) auf den Link „hier registrieren" geklickt haben, erscheint eine neue Seite mit einem Formular.
Bitte füllen Sie das Formular vollständig aus, damit Ihnen der IT-ServiceDesk bei Fragen und Problemen optimal weiterhelfen kann. Klicken Sie auf „Weiter". Es erscheint eine Seite, auf der Ihnen Ihr neues Passwort angezeigt wird.

Notieren Sie sich das angezeigte Passwort. Sie erhalten keine zusätzliche E-Mail, in der Ihnen Ihr Passwort mitgeteilt wird.
Sie sind nun im Identity Management registriert und Ihre Daten aus dem Identity Management und dem CAMPUS Organisationsverzeichnis sind miteinander verknüpft.